Doch wie läuft die Personalplanung in einem Unternehmen überhaupt ab und welche verschiedenen Aspekte gibt es dabei zu beachten? Dies und noch mehr erfährst Du in diesem Artikel.
Personalplanung Definition
Personalplanung beschreibt die Vorbereitung, welche getätigt werden muss, um neue Mitarbeiter*innen in das Unternehmen zu holen.
Bei der Personalplanung wird eine Soll-Ist-Analyse betrieben. Es wird dabei analysiert, was der aktuelle Personalbestand ist und was der zukünftige Personalbestand sein soll. Wie bei den meisten betrieblichen Aufgaben gibt es sowohl eine operative und eine strategische Planung.
Die operative Personalplanung beschreibt die kurzfristige Personalplanung. In der Regel wird damit gemeint, welcher Personalbedarf erst in wenigen Jahren vorherrscht.
Die strategische Personalplanung beschreibt die langfristige Personalplanung. Die strategische Planung stellt auch eine der Hauptaufgaben in der Personalplanung dar, da diese Planung zeitaufwendiger ist. Bei der strategischen Planung betrachtet ein Unternehmen nicht nur den Bedarf in der Zukunft, sondern muss ebenso viele weitere Punkte beachten, welche außerhalb des Unternehmens anfallen. So müssen externe Faktoren, wie zukünftige Wirtschaftskrisen oder ein stärker werdender Fachkräftemangel bei der Planung beachtet werden.
Eine operative Planung ist die Suche nach neuen Arbeitskräften für das kommende Geschäftsjahr.
Angenommen, die Meiller GmbH – Hersteller für Kippbrücken-Aufbauten bei Nutzfahrzeugen, wie Muldenkipper – sucht einen neuen Facharbeiter für das nächste Geschäftsjahr. Dann ist dies mit nicht viel Aufwand verbunden. So muss lediglich eine Stellenanzeige geschaltet werden, in der alle relevanten Informationen aufgelistet werden.
Plant die Meiller GmbH dagegen weiter in die Zukunft, stehen mehrere Fragen im Raum, die beantwortet werden müssen. Beispielsweise:
- Braucht unser Unternehmen in Zukunft noch so viele Arbeiter am Band?
- Welche Qualifikation brauchen die Arbeiter*innen an den neuen Maschinen?
- Welche zusätzlichen Qualifikationen werden zu Zeiten von Industrie 4.0 benötigt?
- Ist es möglich, diese Anzahl an Fachkräften in Zukunft anzuwerben?
Es kann auch passieren, dass weniger Mitarbeiter*innen durch die Automatisierung benötigt werden. Der Fachkräftemangel und die Möglichkeit, neue Ausbildungsstellen für Feinwerkmechaniker*innen zu schaffen, sollten ebenfalls bedacht werden.
Bei dieser weiterführenden Planung handelt es sich um eine strategische Personalplanung.
Die Personalplanung erfolgt mithilfe von zwei zentralen Kriterien. Zum einen muss die Quantität
und zum anderen die Qualität an benötigten Mitarbeiter*innen geplant werden.
Die Quantität beschreibt die Menge an benötigten Mitarbeiter*innen. Dies geht von der benötigten Zahl an Fachkräften bis hin zu der Anzahl der Arbeitsstunden der neuen Arbeiter*innen.
Die Qualität beschreibt die fachliche Kompetenz der benötigten Mitarbeiter*innen. Dies geht von den benötigten Qualifikation und Ausbildungen bis hin zu persönlichen Kompetenzen des zukünftigen Personals.
Insgesamt soll der Personalbedarf genau gedeckt sein, da zu wenig Personal für Produktionsausfälle sorgen kann und zu viel Personal einen Kostenfaktor darstellt. Beide Differenzen werden als Überdeckung bzw. Unterdeckung bezeichnet.
Personalplanung Aufgaben
Die Aufgaben der Personalplanung lassen sich in fünf zentrale Teilbereiche aufgliedern:
Personalbedarfsplanung
Personalbeschaffungsplanung
Personalentwicklungsplanung
Personaleinsatzplanung
Personalfreisetzungsplanung
Die Untergliederung erfolgt zur besseren Übersichtlichkeit und zur Spezialisierung. Beschäftigen sich bestimmte Personen öfter mit einer Aufgabe, werden sie besser und somit produktiver.
Welche Aufgaben diese Teilbereiche haben, findest Du in den folgenden Abschnitten.
Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung oder auch Personalbedarfsermittlung genannt, bildet die grundlegende Aufgabe der Personalplanung.
In diesem Bereich wird ermittelt, ob das aktuelle Personal ausreicht oder neues rekrutiert werden muss bzw. altes entlassen werden muss. Ferner wird überprüft, ob das aktuelle Personal produktiv arbeitet oder Defizite aufweist und eventuell neu geschult werden muss. Außerdem müssen Ausfälle bei der Personalbedarfsplanung bedacht werden, wie Renteneintritte, Krankheiten oder der Elternzeit.
Die Menge an benötigtem Personal berechnet sich folgendermaßen:
Der Brutto-Personalbedarf beschreibt den bekannten Bedarf. Die Entwicklung des Personalbestandes wird aus bekannten Entwicklungen, wie den Renteneintritten und der Kündigungen, auf der einen Seite und vorhersehbaren Personalzugängen andererseits geschätzt.
Das Ergebnis aus der Verrechnung der beiden Werte ergibt dann den Netto-Personalbedarf. Liegt der Wert über 0, besteht ein Personalbeschaffungsbedarf. Hat das Unternehmen zu viel Personal, ist der Wert unter 0 und es besteht ein Personalfreisetzungsbedarf. Bei einem Wert von exakt 0 muss das Unternehmen keine weiteren Maßnahmen ergreifen, da es genau die richtige Menge an Personal hat.
Personalbeschaffungsplanung
Wenn klar ist, wie viel neues Personal das Unternehmen benötigt, muss anschließend geplant werden, wie das neue Personal beschafft werden soll. Dieser Schritt erfolgt in der Personalbeschaffungsplanung. Ein anderer Begriff ist die Personalgewinnung.
Dies kann auf zwei Arten erfolgen. Zum einen kann das Personal intern und zum anderen extern beschafft werden. Die interne Personalbeschaffung erfolgt innerhalb des eigenen Unternehmens. So können Mitarbeiter*innen befördert oder in andere Abteilungen versetzt werden. Der Vorteil der internen Personalbeschaffung ist, dass die Arbeitsweise des/r Mitarbeiter*in schon bekannt ist. In der Regel lässt man alte Fachkräfte in der Hierarchie in dem Unternehmen aufsteigen, da die Neubesetzung von einfacheren Aufgaben oft leichter ist. Die externe Personalbeschaffungsplanung erfolgt außerhalb des eigenen Unternehmens. Die externe Planung ist oftmals wesentlich aufwendiger, da sie mit einem kompletten Bewerbungsprozess verbunden ist.
Es müssen Stellenausschreibungen, wie in Zeitungen, dem Internet, auf sozialen Netzwerken oder über die Arbeitsagentur veröffentlicht werden. Weiterhin müssen Vorstellungsgespräche und Einstellungstest durchgeführt werden. Des Weiteren kann eine Einarbeitung viel Zeit beanspruchen. Trotzdem gibt es auch einige Vorteile, wie das Gewinnen neuer Ideen, Perspektiven und Informationen über Abläufe aus anderen Unternehmen.
Die Zimmerei Wölfle braucht einen neuen Zimmerermeister.
Es gibt einige ausgezeichnete Zimmerer in dem Unternehmen. Die Personalabteilung beschließt, einen der bisherigen Zimmerer weiterzubilden und die Stelle mit ihm intern zu besetzen.
Dabei handelt es sich, um eine interne Personalbeschaffung. Der jetzt fehlende Zimmerer wird durch eine Stellenausschreibung in der lokalen Tageszeitung gesucht. Dieser Prozess wird als eine externe Personalbeschaffung bezeichnet.
Personalentwicklungsplanung
Die Personalentwicklungsplanung zielt darauf ab, die Qualität des vorhandenen Personals zu verbessern. Dabei soll sich die Produktivität des vorhandenen Personals verbessern und ihre Fertigkeiten an die aktuellen Bedingungen angepasst werden.
Die Personalentwicklungsplanung lässt sich in drei Kategorien unterteilen.
Berufsvorbereitende Entwicklung
Berufsbegleitende Entwicklung
Berufsverändernde Entwicklung
Die berufsvorbereitende Entwicklung deckt alles von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen, hin zu der Orientierung durch Praktika bis zu der Durchführung einer betrieblichen Ausbildung ab.
Bei der berufsbegleitenden Entwicklung werden die aktuellen Mitarbeiter*innen gefördert und dafür gesorgt, dass ihr Wissen aktuell bleibt. Die Digitalisierung und der dadurch entstehende rasante technologische Fortschritt sorgen dafür, dass viele Arbeitnehmer*innen nicht mehr Schritt halten können, da viele Arbeitnehmer*innen sich nicht privat mit digitalen Inhalten auseinandersetzen. Dies betrifft vor
allem ältere Arbeiter*innen. Die Probleme entstehen dadurch, dass der technische Fortschritt dafür sorgt, dass Vorgänge, welche jahrelang gleich waren, nun anders gehandhabt werden. In der Personalentwicklung wird versucht, diese Entwicklung abzumildern und dies sogar positiv zu nutzen. Diese technische Fortbildung ist eine berufsbegleitende Entwicklung.
Die berufsverändernde Personalentwicklung sorgt für die Umschulung von Personal, welches den Beruf aufgrund von Krankheiten nicht mehr durchführen kann oder durch Beförderung neue Kompetenzen benötigt.
Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung beschäftigt sich damit, an welchen Stellen die aktuellen und neuen Mitarbeiter*innen eingesetzt werden können. Dabei muss der perfekte Mittelweg aus den Wünschen der Fachkraft und seinen Qualifikationen gefunden werden.
Ein Mitarbeiter, der die Anforderungen erfüllt, aber unglücklich ist, weist eine geringere Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft auf, als ein Mitarbeiter, der glücklich ist und sich in seiner Stelle wohlfühlt.
Ein junger Vater bringt die perfekten Voraussetzungen für die Besetzung einer Stelle in einer anderen Abteilung mit. Die neue Stelle ist jedoch mit vielen Auslandsreisen verbunden. Da der Familienvater seine Freizeit lieber zu Hause bei seiner Familie verbringen möchte, wird die Stelle mit einem Mitarbeiter besetzt, der etwas weniger geeignet ist, aber viel Wert auf Auslandsreisen legt und eine hohe Lernbereitschaft mitbringt.
Personalfreisetzungsplanung
Die Personalfreisetzungsplanung setzt sich mit der Beendigung von aktuellen Arbeitsverhältnissen auseinander.
Die Freisetzung muss nicht immer eine Kündigung sein. Personal kann etwa früher in die Rente eintreten oder in andere Abteilungen oder Standorte versetzt werden. Auch können nur die Stunden gekürzt werden. Die Freisetzung kann nur kurzzeitig sein, da die Mitarbeiter*innen die Zeit für eine betriebsexterne Weiterbildung nutzen. Oft wird letzteres genutzt, wenn Mitarbeiter außerbetrieblich einen Meisterabschluss erzielen und anschließend ins Unternehmen zurückkehren.
Ziele der Personalplanung
Das zentrale Ziel der Personalplanung ist es, eine ausgeglichene Menge an Personal zu haben. Ein gut geplanter Personalhaushalt sorgt für eine weitere Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens. Gut qualifizierte Mitarbeiter*innen sorgen für eine bessere Leistungsfähigkeit des eigenen Unternehmens.
Die weiteren Ziele lassen sich in drei zentrale Arten unterteilen:
Sicherung des Bestehens des Unternehmens
Individuelle Ziele der Abteilungen
Soziale Ziele
Mit der Planung des zukünftigen Personalbedarfs kann das weitere Bestehen des Unternehmens gesichert werden. Erzielt durch neue, junge Fachkräfte, welche dafür sorgen, dass es weiterhin Arbeiter*innen im Unternehmen gibt oder durch Fachkräfte mit neuem Know-how, welche der technischen Entwicklung Stand halten.
Weitere Ziele der Personalplanung sind oftmals individuell für jede Abteilung anders. Viele Abteilungen wollen nur, dass ihre Produktion unterbrechungsfrei weiterläuft, andere wollen durch besser qualifizierte Kräfte die Qualität der Arbeit steigern oder Aufträge effektiver umsetzen. Zusätzlich kann es neue Aufgaben geben, welche keiner der vorhandenen Kollegen lösen können und dadurch neue Stellen in der Abteilung entstehen, die besetzt werden müssen.
Bei der Personalplanung gibt es nicht nur wirtschaftliche Ziele. Es werden oft Mitarbeiter*innen nach ihren persönlichen Merkmalen ausgesucht. Werden viele sympathische Teamplayer eingestellt, sorgen diese für eine Veränderung der Unternehmenskultur und kann zu einer sich verbessernden Atmosphäre im Unternehmen sorgen.
Personalplanung Betriebsrat
Bei größeren Unternehmen mit einem Betriebsrat darf die Personalplanung nur mit Absprache zwischen der Personalführung und des Betriebsrates erfolgen.
Nach § 92 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) muss der Betriebsrat über alle Tätigkeiten in der Personalplanung informiert werden. Dies umfasst zum einen die Einstellung von neuem Personal und zum anderen die Einstellung von neuen Auszubildenden. Weiterhin darf der Betriebsrat die Personalplanung beratend unterstützen. Vorschläge von dem Betriebsrat müssen aber nicht vom Arbeitgeber umgesetzt werden.
Der Betriebsrat muss bei der Personalplanung immer darauf achten, dass rechtliche Aspekte beachtet werden. Dies umfasst die Gleichstellung von Mann und Frau oder die Einstellung von Schwerbehinderten ab einer Unternehmensgröße von 20 Mitarbeiter*innen.
Personalplanung – Das Wichtigste
Personalplanung beschreibt die Vorbereitung, um neue Mitarbeiter*innen in das Unternehmen zu holen
Es gibt eine kurzfristige (operative) und langfristige (strategische) Personalplanung
Die Personalplanung erfolgt anhand von qualitativen und quantitativen Merkmalen
Die Aufgaben der Personalplanung lassen sich in fünf zentrale Teilbereiche aufgliedern:
Personalbedarfsplanung
Personalbeschaffungsplanung
Personalentwicklungsplanung
Personaleinsatzplanung
Personalfreisetzungsplanung
Der Betriebsrat hat eine beratende Funktion in der Personalplanung
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Häufig gestellte Fragen zum Thema Personalplanung
Was ist das Ziel der Personalplanung?
Das Ziel der Personalplanung ist dafür zu sorgen, dass der Bedarf an Personal in einem Unternehmen gedeckt ist. Dadurch wird dafür gesorgt, dass die richtige Menge an Fachkräften im Unternehmen ist und der Weiterbestand des Unternehmens gesichert wird.
Was ist wichtig bei der Personalplanung?
Wichtig bei der Personalplanung ist es, zu planen, welche Menge an Personal benötigt wird
und welche Qualifikation diese mit sich bringen sollen.
Was ist strategische Personalplanung?
Die strategische Personalplanung beschreibt die langfristige Personalplanung. Die strategische Planung stellt ebenfalls eine der Hauptaufgaben in der Personalplanung dar, da diese Planung zeitaufwendiger ist.
Welche Aufgaben hat die Personalbedarfsplanung?
Die Aufgaben der Personalplanung lassen sich in fünf zentrale Teilbereiche aufgliedern:
- Personalbedarfsplanung
- Personalbeschaffungsplanung
- Personalentwicklungsplanung
- Personaleinsatzplanung
- Personalfreisetzungsplanung
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